INFORMATIVA CLIENTI – FORNITORI EX ART. 13 REGOLAMENTO (UE) 679/2016

1627 Holding S.p.A., ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento (UE) 679/2016, con la presente informa gli interessati su quali siano le finalità e modalità del trattamento dei Dati personali raccolti, il loro ambito di comunicazione e diffusione, oltre alla natura del loro conferimento.

1) TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Il Titolare del trattamento è 1627 Holding S.p.A., in persona del legale rappresentante, con sede in 20121 Milano, via Bigli 28, indirizzo di posta elettronica privacy@1627holding.it.
L’elenco aggiornato dei referenti interni, dei responsabili del trattamento nominati dal Titolare ai sensi dell’art. 28 Regolamento UE 679/2016, è disponibile presso la sede del Titolare unità locale di Modena (MO) località Cognento Via Campagna n. 15.

2) DATI PERSONALI TRATTATI E FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

I Dati personali, oggetto del trattamento, e precisamente, identificativi, amministrativi, contabili e fiscali, commerciali, eventualmente informatici, direttamente riferiti al cliente o, per i Dati essenzialmente identificativi ed informatici, agli interessati (quali collaboratori, dipendenti, referenti, etc.) da questi comunicati in esecuzione e nello svolgimento dei rapporti con il titolare e in osservanza e nel rispetto delle disposizioni in materia di trattamento e protezione dei Dati personali, sono utilizzati per:
• a) assolvimento di obblighi previsti dalla legge nazionale, da regolamenti o dalla normativa comunitaria e per l’adempimento di obblighi contabili e fiscali oltre che per consentire una efficace gestione amministrativa dei rapporti intercorrenti;
• b) permettere la regolare esecuzione delle forniture e dei servizi richiesti/offerti e dare/ricevere informazioni relative alle forniture e ai servizi richiesti o comunque sottoscritti ovvero confermati per lettera anche inviata via fax o per via telematica e per provvedere alla fatturazione e conseguenti adempimenti fiscali;
• c) assolvere obblighi contrattuali ovvero in relazione alle esigenze contrattuali o per l’acquisizione di informative precontrattuali;
• d) quando il trattamento è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare del trattamento in sede giudiziaria
• e) l’invio di messaggi informativi e comunicazioni commerciali e promozionali relativi all’attività, ai prodotti e ai servizi propri del Titolare, attraverso mezzi automatici, come e-mail ed sms, nonché mezzi tradizionali, come il contatto telefonico con operatore, nel completo rispetto dei principi di liceità e correttezza e delle disposizioni di legge.

3) NATURA DEL CONFERIMENTO E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

I Dati personali sono acquisiti direttamente presso il cliente/fornitore oppure altrimenti conseguiti nell’ambito dell’attività della Società e il loro conferimento è obbligatorio per le finalità di cui al punto 2, lett. a), b), c), d), e, ove ne ricorra il caso, è ritenuto indispensabile per poter procedere agli adempimenti successivi. L’eventuale rifiuto di fornirli ovvero comunicarli, in tutto o in parte, e nella forma richiesta, potrà rendere impossibile per la Società l’erogazione dei servizi o delle prestazioni ad essi collegati, l’evasione delle richieste, l’esecuzione del contratto e/o la prosecuzione del rapporto.
A norma dell’art. 6 lett. b, c del Regolamento UE n. 679/ 2016 il trattamento dei Dati è lecito per le finalità di cui al punto 2, lett. a), b), c), d).
Il conferimento dei Dati relativo al trattamento per le finalità di cui al punto 2, lett. e) è invece facoltativo e il mancato conferimento non comporterà alcuna conseguenza
Si precisa che l’interessato ha in ogni momento la possibilità di opporsi, in tutto o in parte, a tale trattamento, rivolgendosi all’indirizzo e-mail privacy@1627holding.it

4) MODALITA’ DI TRATTAMENTO

Il trattamento dei Dati è eseguito con o senza l’ausilio di procedure informatiche o comunque mezzi telematici e supporti cartacei, con o senza l’ausilio di processi automatizzati ad opera di soggetti, interni od esterni, a ciò appositamente incaricati ed autorizzati e impegnati alla riservatezza. I Dati sono trattati e conservati con strumenti idonei a garantirne la sicurezza, l’integrità e la riservatezza mediante l’adozione di misure di sicurezza adeguate come previsto dalla normativa. Il trattamento sarà effettuato con mezzi idonei a memorizzare, gestire e trasmettere i Dati e comprenderà tutte le operazioni o complesso di operazioni necessarie al trattamento in questione ivi inclusa l’elaborazione gestione dei suoi Dati nei programmi gestionali della Società e mediante la comunicazione di tali
Dati ai soggetti.

5) COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE, DESTINATARI

Non è prevista alcuna diffusione dei Dati personali per uno scopo diverso da quello per il quale sono stati raccolti/conseguiti. I Dati potranno essere comunicati a terzi solo per lo svolgimento degli obblighi connessi alle finalità di cui al precedente punto 2). In particolare, i Dati così raccolti ed elaborati potranno essere comunicati, nelle forme, nelle modalità e nei limiti consentiti dalla legge a terzi:
– al fine di adempiere alle obbligazioni contrattuali e precontrattuali (ad es. comunicazione dei suoi dati a corrieri per la consegna della merce o ad aziende esterne per lavorazioni varie);
– al fine di adempiere ad obblighi fiscali, legali e simili a soggetti incaricati della gestione fiscale, contabile, legale e contrattuale, informatica;
– al fine di adempiere alle obbligazioni previste dalle vigenti normative, alle pubbliche autorità o amministrazioni per adempimenti fiscali o legali;
– al fine di adempiere alle obbligazioni contrattuali a soggetti che svolgono attività di elaborazione, registrazione e archiviazione dei Dati c/terzi (ad es. società che forniscono hardware e software);
– alle Società che appartengono al gruppo societario di cui fa parte la Società;
– a Società di Assicurazioni ed Istituti di credito per finalità esclusivamente gestionali relative ad incassi e pagamenti o rilascio di eventuali garanzie previste per l’esecuzione dei contratti; società di recupero del credito, Organizzazioni imprenditoriali cui ha aderito la Società.
I vostri Dati potranno essere conosciuti ed elaborati dai nostri incaricati interni per le finalità sopra esposte. Ogni incaricato è soggetto all’obbligo di riservatezza dei vostri Dati. Ulteriormente i vostri Dati potranno essere visionati da soggetti esterni incaricati del controllo e della manutenzione di hardware e software in occasione degli interventi necessari al corretto funzionamento degli stessi Tutti quelli che non risultano nominati quali responsabili del trattamento dei Dati sono da considerare titolari autonomi del trattamento Dati.

6) TRASFERIMENTO DI DATI ALL’ESTERO IN PAESI FUORI DALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO

Poiché 1627 Holding S.p.A. opera a livello globale, potrebbe essere necessario trasferire i Dati personali ad altri paesi, in particolare alla sede centrale, a fini di gestione. Potrebbe essere necessario effettuare trasferimenti anche in altri paesi in cui operiamo. Quando esportiamo i Dati personali in un altro paese, adotteremo le misure necessarie per garantire che tale trasferimento di Dati personali sia conforme alle leggi e alle legislazioni applicabili. Abbiamo richiesto regole aziendali vincolanti in conformità con il processo approvato dalla Commissione europea e con il regolamento generale sulla protezione dei Dati. Tali clausole costituiscono impegni contrattuali tra le società di 1627 Holding S.p.A. che le vincolano a proteggere la privacy e la sicurezza dei Dati personali.
Allo stesso modo, quando utilizziamo fornitori di servizi terzi e i loro servizi comportano trasferimenti di Dati personali al di fuori del paese in cui i Dati personali sono stati inizialmente raccolti, ci assicuriamo che il fornitore di servizi terzi disponga di adeguati meccanismi di trasferimento dei Dati, quali clausole di elaborazione Dati e/o clausole contrattuali standard per consentire il trasferimento.

7) TEMPI DI CONSERVAZIONE

I Dati saranno trattati e conservati per il tempo necessario all’espletamento delle finalità amministrative, contabili, legali e fiscali relativi al rapporto contrattuale sussistente tra il Titolare e l’interessato e per l’adempimento dei relativi obblighi e altresì discendenti dagli obblighi previsti dalla legge, comunque entro i termini prescrizionali previsti dalla legge per i diritti e gli obblighi sottesi al trattamento per l’esercizio dei diritti discendenti dal rapporto contrattuale anche dopo la sua definitiva cessazione e di quelli eventualmente necessari alla definizione del contenzioso medio tempore in sorto qualora più lungo.
Con riferimento al trattamento per finalità di invio di comunicazioni commerciali e promozionali di attività, prodotti e servizi propri del Titolare e per l’invio di messaggi informativi relativi alla sua attività, i dati saranno conservati per due anni successivi dall’ultimo contatto con il Titolare del trattamento e in ogni caso finché l’interessato non eserciti il diritto di opposizione tramite le modalità messe a tal fine a disposizione.

8) DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può esercitare i seguenti diritti:
• a) diritto di accesso: ottenere in ogni momento conferma che sia in corso un trattamento dei suoi dati e ricevere informazioni relative a tale trattamento;
• b) diritto di rettifica: ottenere senza ingiustificato ritardo la rettifica dei suoi Dati inesatti o la loro integrazione;
• c) diritto alla cancellazione: ottenere senza ingiustificato ritardo la cancellazione dei suoi Dati;
• d) diritto di limitazione: ottenere la limitazione del trattamento alla sola conservazione;
• e) diritto alla portabilità: ricevere in formato strutturato di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico i suoi Dati e ottenere che i suoi Dati siano trasferiti ad altro titolare del trattamento da lei indicato;
• f) diritto di opposizione: opporsi al trattamento dei suoi Dati.
L’interessato si potrà rivolgere al Titolare per esercitare i diritti riconosciuti dal GDPR inviando una richiesta al seguente indirizzo di posta elettronica privacy@1627holding.it.
Risponderemo alla richiesta entro un periodo di tempo ragionevole, di regola entro un mese dalla ricezione della stessa, e informeremo l’interessato circa le azioni intraprese.
Con riferimento al trattamento dei suoi Dati e all’esercizio dei diritti dell’interessato lei può sempre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Monte Citorio n. 121 -00186 Roma – www.gpdp.it – www.garanteprivacy.it.

MODIFICHE E AGGIORNAMENTI

La presente informativa può essere soggetta a modifiche ed integrazioni, anche quale conseguenza dell’aggiornamento della normativa applicabile relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei Dati personali nonché alla libera circolazione di tali Dati.